为加强我院档案工作，充分发挥档案在学院党务、行政、教学、科研和学生等工作的管理作用，根据《普通高等学院档案管理办法》和《平顶山学院档案管理办法》，制订本管理制度：
一、归档范围
我院档案主要分以下几大类：党务类、行政类、教学类、科研类、工会类、学生类和实验室管理。各类档案的主要内容如下。
1、党务类
上级和学院下发的有关党务工作的文件；院党总支工作计划、总结、报告、调查统计材料；院党总支会议记录、民主生活会记录；院党员名册、党建工作及党员教育、奖惩材料；院发展党员及党员转正材料，其它有保存价值的材料。
2、行政类
学校各部门下发的各类文件；教学院（系）部制定的各项行政规章制度和文件，教学院（系）部制定的各类学科、专业、教学、课程建设、师资建设等发展规划；学年（或学期）工作计划、工作总结等。
3、教学类
教学管理：各项教学管理规章制度与文件、培养方案、教学大纲、教研室活动计划及记录；教学运行：校历、开课计划、课程表、教学进度表、调课补课单、考试安排、见习实习、毕业论文材料；师资队伍；学科专业；课程建设；教学改革；成人教育。
4、科研类
上级和学院下发的有关科研工作的文件；院科研成果统计表、成果汇编；院科研工作计划、总结；院举办的学术活动及学会工作材料；其它有保存价值的科研文件材料。
5、工会类
上级和学院下发的有关工会工作的文件；院教代会、民主管理大会会议文件及工会活动材料；院工会活动中形成的其它有保存价值的材料。
6、学生类
学生名册、学生学籍表、学生成绩表、学生学籍变动情况记录；学风建设资料；学生考勤表、综合素质测评表；学生参加课内外科技文化活动情况资料；学生奖励资料；毕业生情况资料等。
7、实验室管理
上级和学院下发的有关实验室和设备管理的文件；低值易耗品库存及消耗台账；各种仪器设备运行及维护台账；院大型精密贵重仪器设备购置报告、开箱验收记录、使用和检修记录、设备说明书及全套随机文件材料；其它有保存价值的实验室与设备管理文件材料。
二、档案保管
1、在院领导的指导下，由院专职（或兼职）档案员负责。
2、院档案面向全院教职员工开放，借阅时需经档案员登记。
3、院外各单位借阅我院档案，必须经院长批准，在院档案员登记办理，归还时经院档案员清点并注销借出登记。
4、每年清点一次库存档案。
5、做到“八防”：防盗、防火、防水、防尘、防潮、防霉、防虫、防光。
三、档案移交与注销
1、部分档案需要按时移交给上级有关部门时，要写好移交清单，一式两份，院里保留一份。
2、每年对已超出保管期限和已失去保存价值的档案由院档案员拟出清单，报院党政联席会议审议批准后予以注销。
